集中会议主题

2005年9月4日

*经营不善的公司很少懂得利用会议或讨论技巧.

*每一位主管都应该定期地与其部属进行一对一的会议,藉由此种沟通方式,交换彼此的观点和想法.

*开会要有重点

在开会之前,先弄清楚你的主要目标.它可能是激励同事努力达成某项任务;可能是传达一项重要的讯息;可能是收集资讯;可能是研究一项难题,或是提出解决之道.虽然一个会议可以包含数项目标,然而一个有效的会议却必须有一个重点.开会前,在心中先□清你的重点;会议一开始,就清楚地阐明出。

*会议安排

开会时,座位的排列方式可以提高会议的效率:

1.会议桌型式:当会议中牵涉到讨论和做决策时,最好采用这种型式,但最多不要超过30人;

2.U字型排列:在小型会议中,希望增加一点亲密的气氛时,不妨采用这种型式;

3.教室型:以2-3人为一桌,将全场分为数桌,这种方式较占地方,但有助于与会者记笔记.

*集中会议主题

集中会议主题,可以使你避免冗长而失去控制的讨论.不要讨论”销售策略”这种大题目,将注意力集中在较小而能够控制的部分.

*员工会议

经理人如何判断员工会议是否成功?有一个方法是:观察员工出席的速度.假如员工总是慢慢吞吞地走来开会,就不必要再为员工安排开会,他们可能觉得开会只是在浪费时间罢了.

*会议室的温度

开会时,会议室的冷气要比平时调低3度,因为开会人员到齐之后,室内温度会因人体散热而稍许回升,此时室温仍相当凉爽,可以提高大家的注意力.

*解决问题会议

解决问题的会议要详尽地规划.关监是:会议中所提出的必需是需要解决,而不是需要解释的问题.会议结束要有解决方案:由谁负责、何时完成.有些会议令出席者徒感时间的浪费,而解决问题的会议却十分令人愉快;因为在会议当场所做的决定,让大家都分享受成就感,不觉得时间平白浪费掉.

*开会的人员

一个决策会议的成员如果不超过七个人,这个会议是最有效率的.参与会议的成员,应只限于决策者和确实可以解决问题的专业人才.

*会议休息时间

当会议进行超过90分钟时,最好有10-15分钟的休息时间.休息时间太短,与会者没有充裕的时间恢复疲劳;休息时间太长,则与会者容易精神涣散,主席将不易再集中他们的注意力