主管需要制定部属的工作基准，才能对部属的工作职责有所规范，但要如何制定自己的工作基准呢？

　我想先谈我们常用的岗位说明书。人力资源部门在协助部门招聘员工的时候，会请主管书写岗位说明书，通常我们认为这就是一种工作基准。

　《岗位说明书》通常包括了职务功能与职能条件的两部分。

　首先，在职务功能部分，《岗位说明书》会将一个工作岗位的工作目的、内容、性质、频率、时间长度、绩效要求等以文字陈述，以我们在做培训工作来说，一位在培训行业的销售经理其职务内容可能包括下列四大项：

1. 负责销售及整合公司现有培训产品、软件及小型咨询项目产品。
2. 负责与企业建立并维护良好客户关系。
3. 负责与同行建立有效的渠道合作关系。
4. 负责带领团队去达到销售目标。

　这四大项工作内容可以有更仔细的描述，例如第一项的内容是指：

1. 销售公司内中阶主管培训套装课程 MBL 、高阶主管套装课程 MiniEMBA 、领导力套装课程、组织学习套装课程等等。
2. 销售人力资源诊断软件。
3. 为特定客户提供相关课程的咨询及设计方案。
4. 根据客户及市场的趋势，将软件与相关课程整合成套装课程。

　所谓工作频率是指每周要完成一份客户分析报告，或是每 10 天要亲自主持一次 3 小时的销售培训课程等数量上的要求。前述的第二项工作与第三项工作都是销售的准备工作，销售主管可能在销售准备工作上要花 50 ％的时间，其余 50 ％时间做直接销售与带领团队完成销售目标的工作。但是，绩效要求可能是 80 ％要看销售目标的达成。如果描述文字用的很精确，这个岗位的工作基准就越容易要求。

　有的专家建议在工作项目前要用动词来描述，例如：“操作” AutoCAD 软件 ( 一种设计软件 ) 、“绘制”工作流程图、“训练”新进人员等。这些动词可以帮助我们厘清工作的内容。比较不好的描述方式是用形容词，例如：“完善”工作计划、“提升”工作绩效、促使团队更加“卓越”等。

　其次，工作岗位说明书通常也会将工作的职能条件列出。职能 (Competence) 是与工作相关的能力，有的工作需要逻辑分析的能力，有的工作需要报告书写的能力，有的工作需要精确、灵活的操作能力，不一而足，如果能将这些能力列出，同时说明最低的标准或是期望的标准，这就是所谓的“职能条件”。例如：书写报告最低字数 3000 字，同时要能发表在业内的期刊上，这就是一种职能条件。

　部属的工作岗位说明书已经可以说明工作基准，主管的岗位说明书又有什么特别的要求呢？我认为，主管的岗位说明书是主管对本身职责的认知与承诺，应该是由自己来思考完成的。因此，我进一步的用《主管职务功能说明书》来代替岗位说明书，以表示主管与部属的不同。

　要如何看待主管职务功能说明书呢？前面谈到培训行业的销售经理，其岗位说明是不够周延的，我建议参考领导管理双循环 SIEP-DCA 来检视主管的职务功能，以避免有所遗漏。所谓 SIEP-DCA 是描绘愿景 (Scenario Description) 、带动变革 (Inspiring Change) 、强化团队热诚 (Enhance a Hot group) 、计划 (Planning) 、执行 (Doing) 、追踪考核 (Check) 、调整行动 (Action) 七项主管的工作内容。

　这七项工作又分为领导性的工作与管理性的工作。领导性的工作包括：部门愿景描述、年度部门目标、计划、预算拟定、部门绩效评估、领导团队与激励措施、员工的教育训练等；管理性的工作包括：掌管的资源项目、例行性工作 ( 会议 ) 、对上级报告事项等。这样的职务功能说明书是超越了传统的岗位说明书，等于是将目标管理与例行性的工作结合思考，对主管的养成教育是一个很好的作业。

　那么，主管是否要有其职能条件说明书呢？我认为不需要单独列出，可以合并到原来的岗位说明书中，供人力资源部门在招聘时使用，不过，我建议除了前述的职能外，应该加入以下四类说明：第一是学历或是证照，第二是工作经验，第三是态度、性格特质，第四是体能。尤其是态度与性格特质，对于主管来说，态度与性格都会影响领导风格，特定的工作如需要特定的领导风格，例如：财务主管需要比较精确的性格，领导风格需要严谨、保守，但销售主管可能需要比较外向的性格，领导风格需要乐观、积极。

　简而言之，我主张主管要懂得用《岗位说明书》来制定部属的工作基准，而要使用《职务功能说明书》来制定自己的工作基准。