掌握会议的技巧
2005年9月4日
*从检讨中学习
在每个专案结束后,安排数次”学习教训”会议,检讨以下问题:那些活动成功?那些失败?为什么?如果重来一次,那些有待改进?如果这种作法在以前成效较佳,这次为何不能达成同样的效果?从这次活动所得到的教训,有那些可以应用在其他的工作领域?将这些检讨结果作成资料档案,鼓励各专案小组在著手新活动之前参考应用.
*高效率会议
造就高效率会议的要点:让与会者事先知道议题;具有明确特定的主题,避免概括笼统”例如,”加强拜访冷淡潜在客户的技巧”,而非”销售技巧”;座位安排应使与会者面对他人并鼓励发言,避免呆板的行列式排法;分发议程大纲,方便与会者在上面作笔记.
*休息时间
当你在所主持的会议或课程进行中宣布休息时,不要说休息X分钟,较好的说法是”我们X点X分再继续”.
*开会议程表
开会议程表必须预先及早发送所有与会者,让他们有充分的准备时间:但也不可过早,以免收件人为了处理其它更紧要的事务而将它搁置一傍.不妨在即将开会之前,再发一份议程表,作为提醒之用.
*早餐会报
利用早餐会报使重要的工作快速完成,优点:早餐会报会有天生的截止期限,因为员工必须经由它们来完成他们的工作.不供应酒品,如此脑筋才能保持清醒.与会者出席必须精神集中,并有周全的准备,因为会议是每个人每日议程的第一项!午餐及晚餐较适用于建立商业所必须的私人及社交关系.
*具生产力的会议
准时开会,将会使会议更具生产力.一般而言,当部份与会者无法就定位时,主席都不愿开始
开会.但这项举动,所传达的讯息是–重视迟到者的权利远胜于准时者的权利.建议:在休会时,郑重宣布下一节会议将准时开始;然后,在开始前五分钟再宣布一次”会议即将开始”,而后准时开会.
*捷报先登
利用好消息做为会议的开场白.这对会议气氛有正面的帮助,同时参加会议的人,会为他们的出席而感到高兴.
*不必要的会议
除非有助于解决问题,否则就不要召开会议.如果你必须采取消减预算、裁员或其他不受欢迎却绝对必要的行动,则无须为此开会.一旦你已经决定了解决问题的方法,根本就没有再讨论的必要.
*掌握会议
如何打断会议,并获得控制:
1.举手发言:(暂停一下,容我打岔……)然后只管继续陈述你的意见;
2.站起来,在势必造成的短暂停顿中插话:(还有另一个问题………);
3.提高音量,压迫正在说话的人.关监:要求允许,但不必等待答覆.
*会议技巧
在开会之前,就必须确使每一位与会者了解会议的目的;明确特定的主题较笼统的主题为佳;安排面对面的座谈,以鼓励与会者贡献意见;提供议题大纲,好让出席者有所依循,并便于作笔记.
*提议者执行
使会议更具生产力:由提出建议的人负责执行.如此,与会者会较认真,周详地准备自己的构想,并可避免有人提出自知根本不会被执行的建议,或只会给他人增加额外工作的建议.
