微软公司董事长比尔盖兹在这个月的财富杂志上写了一篇文章，谈自己是如何工作的(How I work)，很值得参考，他说：“从现在回顾三十年前微软刚创立的时候，工作的变化几乎难以置信，我们终于接近我所谓的数字工作风格。”，他的办公室很少纸张，办公桌上有三个21英吋的NEC屏幕，它们都跟同一个桌上计算机同步。

　左边屏幕是电子邮件列表，中间是他正在读或响应的电子邮件，浏览器则显示在右边屏幕。这样的安排让他在处理事情时，能很快瞥过新到的讯息，也能把他正在看的eMail相关网页呈现在浏览器上。

　由于微软公司选择e-mail 作为沟通工具，盖兹每天大约收到一百封e-mail，只有他允许的人的邮件，才会直接寄到他的信箱中，其余的信件，则由助手整理过后送给他，如此他才会知道外界对微软公司的称赞或批评，以及客户的要求甚么？

　纸张已经不再是他工作上的大角色。他所看的新闻，90%由在线取得。当他开会时都带着平板计算机来做摘记。这平板计算机与他的办公室计算机同步，所以他能实时找到所需要的档案，计算机内还有一个写便条的软件OneNote，因此，比尔盖兹所写的便条，都是以数字形式发出。

　盖兹认为微软公司的桌上搜寻(Desktop Search)，对他的生产力帮助很大。它改变了他从计算机、服务器和因特网取得信息的方式。以前，他都要浏览档案夹找出含有需要的信息的文件，如今，他只要把想搜寻的信息打到工具框内，所有包含这信息的eMail与文件，都出现在指尖。即使自己想找电话号码和地址，也是用同样方法。

　盖兹说：“我们目前遭逢的挑战，并不是如何有效用eMail来沟通，而是确保你把时间花在最重要的eMail上。我使用“收信规则(in-box rules)” 这类工具来协助，我也依照信的内容和重要性来分类归档搜寻。”，他认为：“保持专注是很重要的，信息超载是一大问题，另一大问题则是信息不足。潮涌而来的讯息，并不表示我们找到对的信息，或我们找到对的人。”

　微软公司用SharePoint来处理这个问题, 这是一个为公司内项目的管理与合作而使用的工具。每个项目网站上包含计划、时程、讨论区及其它讯息。公司中的任何人只要点击几次都能建立网站。SharePoint 能够让盖兹跟公司内许多人作深入接触，它是一个能让许多人讨论和编写的超级网站，而非像eMail只限定在收信者范围内。当SharePoint中出现使用者有兴趣的讯息时，它会自动通知使用者。

　比尔盖兹每年会进行一到两次的思考周活动，在思考周时，他独自到湖边的小屋中，不接电话，不看电子邮件，隔绝外界一切干扰，除了睡觉之外，就是日以继夜的阅读，他一面阅读，一面写下自己的心得。盖兹认为这是他工作里最有趣的部分，他阅读的材料有大学的研究报告、微软公司内最新的研究内容和员工送给他的资料，这些都是他因平日太忙，而无法专心阅读和思考的，2004年的思考周，他读了热情员工送给他的关于部落格和RSS的资料后，没有几个月，微软公司就推出MSN Spaces的部落格服务。

　比尔盖兹说：“现今，我正为“思考周(Think Week)”做准备，五月，我会离开公司一个礼拜，此时我会阅读一百篇以上由微软员工撰写的报告，他们都跟公司或未来科技有关。我已经实施十二年了，以前完全是纸张作业，我是唯一做阅读和评论的人，如今，整个流程都已数字化，并且对全公司开放。”

　盖兹把他在思考周中所读的内容和评论，对所有员工公开，他力行“信息分享”和“倾听”的精神，想跟员工打成一片！微软的员工超过五万人，所以当他想到：“嘿，在线付款系统的未来会如何？”或“有甚么好方法能留下与孩子生活的记忆？”，或任何巧妙的新事情，他都会把它们写下来。其它人看到了会响应说“不，你错了！”或“你知道这件事已经在某地做过了吗？”，透过信息分享和对话，盖兹有机会听到所有员工的声音。

　从盖兹分享思考周的阅读内容和心得，让我联想到国内企业最高主管，有几人能如此无私的跟员工分享产业最新趋势与研究呢？很多企业都会担心机密泄露出去，另一方面，最高主管使用数字科技的能力普遍的不够高，也阻碍了分享的意愿与速度，相较之下，美国人随着科技改变工作行为与习惯的能力比较强，而且改变得很彻底，这是背负沉重传统包袱的东方国家，要多加留心和警惕的！